Hoe kies je als kraamzorgaanbieder een goed softwarepakket?

Een goed softwarepakket kiezen is voor kraamzorgaanbieders een belangrijke strategische keuze. Het heeft invloed op cliëntenadministratie, medewerkers, financiën én de kwaliteit van zorgverlening. In een tijd waarin digitalisering een steeds grotere rol speelt, kun je er eigenlijk niet meer omheen: een krachtig en betrouwbaar systeem is geen luxe, maar noodzaak.

Welke softwarepakketten zijn er?

Op de Nederlandse markt kom je vier bekende softwarepakketten tegen die zich richten op kraamzorgorganisaties: MyCocoon, Atermes, ISK en Healthsoft. Elke oplossing biedt een ander pakket aan functionaliteiten, gebruikservaring en ondersteuning. Sommige systemen zijn al langer op de markt en sterk gericht op stabiliteit, terwijl andere juist inzetten op innovatie en gebruiksgemak.

Maar welk systeem past bij jouw organisatie? Dat hangt volledig af van de manier waarop jouw organisatie werkt, hoe groot je organisatie is en welke behoeften er zijn.

Wat is een kraamzorg ECD?

Een ECD, oftewel een elektronisch cliënten dossier, vormt het digitale fundament van je organisatie. Het is veel meer dan alleen een plek om gegevens op te slaan. Een goed kraamzorg-ECD helpt je bij het registreren van cliënten, het digitaal vastleggen van intakes, registraties en overdrachten, het verwerken van declaraties naar bijvoorbeeld VECOZO, het beheren van personeelsgegevens, het draaien van de salarisadministratie en het plannen van roosters.

Met een goed ingericht ECD digitaliseer je niet alleen je organisatie, maar zorg je voor overzicht, consistentie en een hoge mate van efficiëntie.

Een goed ECD helpt je vooruit

Een goed ECD biedt jouw organisatie voordelen op verschillende terreinen. Ten eerste verbetert het de cliëntervaring aanzienlijk. Door gestroomlijnde processen en snellere toegang tot informatie kunnen medewerkers cliënten beter en efficiënter helpen.

Daarnaast vermindert een goed ECD de administratieve last binnen je organisatie. Automatisering van routinetaken betekent dat medewerkers meer tijd hebben voor hun kernactiviteiten in plaats van het invullen van formulieren en het bijhouden van dossiers. Dit verhoogt niet alleen de werktevredenheid, maar zorgt ook voor een productievere werkdag.

Financieel gezien draagt een ECD bij aan een gezondere organisatie. Zorgverlening kan sneller worden gedeclareerd, waardoor de cashflow verbetert en je minder lang hoeft te wachten op betalingen. Tegelijkertijd dalen de operationele kosten door verminderde overhead - minder tijd besteed aan dubbel werk, minder correcties achteraf en efficiëntere communicatie tussen afdelingen.

Een goed ingericht ECD helpt je voldoen aan wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit de Wegiz (Wet elektronische gegevensuitwisseling), WGBO (Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst) en de AVG.

Wat is voor jou belangrijk in een pakket?

Iedere organisatie is anders. Daarom is er niet één "beste" softwarepakket voor iedereen. Wat voor de één belangrijk is, kan voor de ander juist onbelangrijk zijn. Stel jezelf dus de vraag: Wat is voor ons belangrijk in een ECD?

Gebruiksvriendelijkheid

Moet het systeem intuïtief zijn, zodat nieuwe medewerkers er direct mee kunnen werken? Een overzichtelijke interface zonder onnodige knoppen en menu's bespaart tijd en frustratie. Zeker in de kraamzorg, waar medewerkers ambulant werken en snel iets moeten registreren, is een duidelijke en simpele gebruikerservaring veel waard. Ook is het fijn als een systeem op alle apparaten werkt, dus ook tablet en mobiel.

Snelheid en performance

Niemand wil wachten. Een traag systeem kan een grote ergernis worden. Zeker bij piekdrukte - bijvoorbeeld bij het roosteren of zorg inzetten - is snelheid essentieel. Kies daarom voor software die goed presteert, ook op minder snelle verbindingen.

Klantenservice en ondersteuning

Gaat er iets mis, dan wil je snel geholpen worden. Hoe bereikbaar is de support? Kun je contact krijgen met iemand die meedenkt en direct helpt, of krijg je standaardantwoorden via een ticketsysteem? Goede ondersteuning maakt op de lange termijn vaak het grootste verschil in tevredenheid.

Innovatie en doorontwikkeling

Staat het pakket stil, of wordt er actief ontwikkeld op basis van feedback van gebruikers? De zorg verandert continu - van wetgeving tot technologische mogelijkheden. Kies voor een leverancier die meebeweegt, zodat je over vijf jaar nog steeds tevreden bent.

Onafhankelijkheid van de leverancier

Een aspect dat vaak vergeten wordt: hoe afhankelijk wil je zijn van je leverancier? Kun je je data makkelijk exporteren als je ooit wilt overstappen? Is de leverancier zelf onafhankelijk? Zijn koppelingen open en transparant? Het is verstandig om hier vooraf bij stil te staan, zodat je niet vastzit aan een gesloten systeem.

Koppelingen met andere systemen

Hoe goed werkt het pakket samen met jouw bestaande financiële administratie, boekhouding of salarissysteem? Als deze systemen met elkaar kunnen communiceren, voorkom je dubbele invoer en verklein je de kans op fouten. Bovendien bespaar je veel tijd binnen je backoffice.

Aanvullende modules en uitbreidingen

Heb je behoefte aan meer dan alleen een basispakket? Let dan op de beschikbaarheid van uitbreidingen. Biedt het systeem bijvoorbeeld extra modules voor specifieke behoeften zoals BabyConnect, BabyThuisZorg en een kraamhotel? Kun je makkelijk op- of afschalen als je organisatie verandert? Een modulair opgebouwd systeem groeit flexibel met je mee.

Past het pakket bij mijn organisatie?

Niet elk softwarepakket is geschikt voor iedere organisatie. Sommige pakketten zijn specifiek ontwikkeld voor grotere organisaties met honderden medewerkers, uitgebreide backofficeprocessen en een complexe planning. Andere systemen richten zich juist op zelfstandige kraamverzorgenden (ZZP'ers) die vooral behoefte hebben aan een eenvoudige oplossing om cliëntdossiers bij te houden, zorg te registreren en te declareren.

Er zijn ook pakketten die beide doelgroepen willen bedienen. Deze systemen bieden een basisfunctionaliteit die voor een kleinere organisatie direct inzetbaar is, maar die ook kan meegroeien naar een volledig ingericht systeem voor middelgrote of grote kraamzorgorganisaties.

Een pakket dat qua schaalgrootte, complexiteit en ondersteuning past bij jouw situatie voorkomt dat je vastloopt, onnodig betaalt of tegen functionele beperkingen aanloopt.

Tot slot: kies bewust

Het kiezen van een softwarepakket heeft veel invloed op je organisatie. Het is een investering in de toekomst van je organisatie. Neem dus de tijd om pakketten te vergelijken, stel kritische vragen en kijk verder dan alleen de prijs.

Wil je sparren over waar je op moet letten of ben je benieuwd hoe andere organisaties hun keuze hebben gemaakt? Dan kun je altijd contact opnemen, gewoon vrijblijvend.